Profiroll Hinweisgebersystem / Whistleblowing

Präambel

PROFIROLL bekennt sich ohne jede Einschränkung zu gesetzmäßigem Handeln. Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt werden. Um Hinweisen auf Verstöße für das Unternehmen, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Geschäftspartner fair und angemessen nachzugehen, haben wir das Hinweisgebersystem eingerichtet. Unser Hinweisgebersystem ermöglicht Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße gegen den "Code of Business Conduct" zu melden.

Die Profiroll Technologies GmbH ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit Profiroll beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an das Hinweisgebersystem zu wenden und den Hinweis offen zu äußern.

Hinweisgeber, die auf der Grundlage konkreter Anhaltspunkte mögliche Verstöße melden, werden vom Unternehmen geschützt sowie die Vertraulichkeit ihrer Aussagen gewährleistet. Durch das Hinweisgebersystem werden auch Beschäftigte geschützt, die das Gefühl haben, aufgrund ihrer Meldung eines Verstoßes Nachteile erlitten zu haben. Die Diskriminierung oder Einschüchterung von Beschäftigten, weil sie einen Verstoß gemeldet haben, stellt einen Verstoß gegen unseren "Code of Business Conduct" dar und zieht arbeitsrechtliche Disziplinarmaßnahmen nach sich. Hinweisgeber sollten ihre Identität offenlegen, damit ihnen Rückfragen gestellt werden können, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten. Wenn ein Hinweisgeber keine Weitergabe seiner Identität an andere Stellen innerhalb des Unternehmens erwartet, wird dieser Bitte entsprochen.

Unsere interne Anweisung regelt das Hinweisgeber-Verfahren und die entsprechenden Zuständigkeiten mit dem Ziel, eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt.

Art. 1 Meldung von Hinweisen

Falls Sie konkrete Hinweise auf Regelverstöße im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Profiroll haben, können Sie sich unter folgenden Meldewegen – auf Wunsch auch anonym – an das Hinweisgebersystem wenden. Anonyme Hinweise wird gleichermaßen nachgegangen, wenn sie für Regelverstöße konkrete Anhaltspunkte enthalten.

Interner Kontakt:

Profiroll Technologies GmbH

Compliance

PEE-WEE-Straße 1

04849 Bad Düben

Deutschland

 

Meldeformular:

https://profiroll.rexx-hr.com/whistleblowing

Kontakt Ombudsmann:

Buchert Jacob & Partner

 

Kaiserstraße 22

60311 Frankfurt a.M.

Deutschland

 

weitere Informationen/Kontaktdaten:

https://rothenberger-holding.com/de/unternehmen/compliance-2

Sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, erhalten Sie spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung mit einer Beschreibung der weiteren Vorgehensweise.

Art. 2 Fallannahme

Nach Eingang des Hinweises führt das Compliance Team eine risikobasierte Erstbeurteilung des potenziellen Regelverstoßes durch. Auf Wunsch wird eine persönliche Vorsprache innerhalb einer angemessenen Zeit ermöglicht.

Alle Hinweise werden vom Compliance Team an den zu bearbeitenden Bereich weitergeleitet.

Das Compliance Team begleitet die Bearbeitung von Hinweisen bis zum Abschluss des Verfahrens. Dabei stellt das digitale Hinweisgebersystem höchste Vertraulichkeit sicher.

Art. 3 Prüfung der Meldung

Bei Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder Geschäftspartner werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen.

Im Falle einer Untersuchung wird der potenziell Betroffene über den Verdacht informiert, sofern dies aus ermittlungstaktischen Gründen möglich ist. Der potenziell Betroffene erhält so früh wie möglich die Gelegenheit zur Stellungnahme. Auf Wunsch können sie auch eine Vertrauensperson zur Befragung/Anhörung hinzuziehen (z. B. Mitglied der Arbeitnehmervertretung, Rechtsanwalt) und ihren Vorgesetzten von dem Verdacht in Kenntnis setzen.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende sowie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen.

Weiterhin legen wir bei unserem Hinweisgebersystem Wert auf Fairness – sowohl im Umgang mit Hinweisgebern als auch potenziell Betroffenen. Dabei wird stets der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt und in jedem Einzelfall geprüft, welche Konsequenzen geeignet, angemessen und erforderlich sind.

Art. 4 Fallabschluss

Der vom Hinweis Betroffene und gegebenenfalls die Führungskraft werden über den Fallabschluss und das Untersuchungsergebnis informiert. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym ist, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert.

Hat sich ein Verdacht gegen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter bestätigt, wird der Fall an den Personalbereich übergeben. Der Betroffene wird gegebenenfalls erneut angehört, ebenso die Führungskraft des Betroffenen. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Verweigert sich ein Geschäftspartner der Umsetzung eines gemeinsam erarbeiteten Konzepts zur Verbesserung oder tritt keine Besserung beim Geschäftspartner ein, kann Profiroll die Geschäftsbeziehung nach entsprechender Vorwarnung vorübergehend aussetzen bzw. abbrechen.

Für die Beurteilung, welche Maßnahme als Reaktion auf einen Regelverstoß angemessen ist, werden unter dem Gesichtspunkt der Verhältnismäßigkeit unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:

  • Art und Schwere des Regelverstoßes
  • Verschulden und Einstellung des Betroffenen zur Tat (Vorsatz, Fahrlässigkeit)
  • Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens bzw. der Verletzung
  • Mitwirkung bei der Sachverhaltsaufklärung und/oder Wiedergutmachung des Schadens und/oder eine mögliche erfolgte Selbstanzeige des Betroffenen
  • Einflussvermögen auf den Geschäftspartner

Erforderliche Personalmaßnahmen bei Regelverstößen gegen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Profiroll können je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche bzw. außerordentliche Kündigung, Rückgabe-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzforderungen) umfassen. Bei festgestellten Straftaten behält sich Profiroll vor, Strafanzeige zu erstatten.

Maßnahmen gegenüber Geschäftspartnern richten sich ebenfalls nach dem jeweils anwendbaren Recht und den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen Profiroll und dem Geschäftspartner.

Sämtliche Daten werden nach entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Art. 5 Berichterstattung

Das Compliance Team unterrichtet die Geschäftsleitung über neu angelegte Fälle, den Bearbeitungsstand der Fälle und Fallabschluss. Das Compliance Team führt eine entsprechende Statistik und bereitet diese jährlich für die Geschäftsleitung auf. Darüber hinaus werden Anregungen zu Änderungen von Prozessen und Vorgaben im Compliance-Umfeld innerhalb der Profiroll gegeben.

Art. 6 Schlussvorschriften

Hinweisgebern und sonstigen Dritten bleibt der Rechtsweg zu den nationalen Gerichten vorbehalten. Insbesondere ist mit der Abgabe eines Hinweises auf Rechtsverletzungen und Regelverstöße kein Verzicht auf ein vorhandenes Klagerecht verbunden. Profiroll wahrt im Rahmen ihrer Ermittlungen stets Vertraulichkeit und es werden keine gesonderten Verschwiegenheitsvereinbarungen abgeschlossen. Wenn notwendig, kooperiert Profiroll mit den staatlichen Strafverfolgungsbehörden.

Geschäftsführung

Profiroll Technologies GmbH

Bad Düben, Januar 2023