Verhaltenskodex

Code of Business Conduct

Präambel

Die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu fördern, ist das erklärte Ziel von PROFIROLL TECHNOLOGIES GmbH (künftig PROFIROLL genannt). Um diesem Ziel gerecht zu werden, entwickeln wir das Unternehmen zu dem weltweiten Lieferanten und Dienstleister von Maschinen, Werkzeugen und Verfahren für Industrieproduktion mittels Umformtechnologien metallischer Werkstoffe.

Unser Anspruch ist im PROFIROLL-Markenversprechen wiedergegeben: „PROFIROLL“ – „Professionelles Profilieren von Werkstücken“ kümmert sich zuverlässig und tatkräftig um ihre Kunden und ist mit erstklassigen, sicheren und zukunftsorientierten Lösungen Wegbereiter für deren persönlichen Erfolg. Eine wesentliche Voraussetzung, um dieses Versprechen einzulösen, aber auch, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden, ist die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen und der ergänzend dazu eingeführten verbindlichen internen Regelungen.

Unser Code of Business Conduct fasst das grundlegende Wertekonzept des Unternehmens zusammen; alle weiteren internen Richtlinien müssen mit ihm im Einklang stehen. Die Auflistung ergänzender Richtlinien sind in der Anlage dieses Code of Buisiness Conduct angefügt.

PROFIROLL bekennt sich ohne jede Einschränkung zu gesetzmäßigem Handeln. Wir erwarten von allen Mitarbeitern ein Verhalten, das jederzeit im Einklang mit den anwendbaren Rechtsvorschriften und den verbindlichen internen Richtlinien sowie den Bestimmungen des Arbeitsvertrages steht.

Soweit in diesem Code of Business Conduct der Begriff „Mitarbeiter" verwendet wird, sind damit alle für PROFIROLL tätigen Personen gemeint, einschließlich Geschäftsführung, Leitende Angestellte und andere Führungskräfte. Alle Mitarbeiter werden über die Verbindlichkeit interner Richtlinien informiert; das Intranet ist hierfür ein wesentliches Hilfsmittel.

PROFIROLL wirkt darauf hin, dass die Regeln dieses Code of Business Conduct auch in ihren Beteiligungen (Tochterunternehmen) angewendet werden, sofern dies der Größe und Komplexität der jeweiligen Unternehmen angemessen ist. Bei ausländischen Beteiligungen ist jeweils auch das nationale Recht zu beachten.

Auch von ihren Geschäftspartnern erwartet PROFIROLL ein rechtskonformes Verhalten.

Art. 1 Verwirklichung der Grundsätze unternehmerischen Handelns

  1. Als Technologieanbieter unterstützt PROFIROLL in besonderer Weise die beruflichen Interessen seiner Kunden und achtet ihre Rechte. Alle Mitarbeiter beachten bei ihrem unternehmerischen Handeln den Förderauftrag nach Gesetz und Satzung. Für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens ist die Wahrung des Berufsgeheimnisses der Mitglieder gemäß den dafür geltenden Vorschriften unabdingbar.
  2. Nachhaltigkeit ist für PROFIROLL und ihre Mitarbeiter ein Leitgedanke für das gesamte unternehmerische Handeln. PROFIROLL versteht Nachhaltigkeit als den Ausgleich zwischen den drei Dimensionen Ökonomie, Ökologie und Soziales.
  3. PROFIROLL bekennt sich zu guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung und orientiert sich dabei am Wertekodex des Gesellschafters und Familienunternehmers Dr. Helmut Rothenberger.

Art. 2 Datenschutz und Datensicherheit

  1. Für PROFIROLL als Industriedienstleister im weitesten Sinne haben Datensicherheit und Datenschutz im Hinblick auf INDUSTRIE 4.0 oberste Priorität und sind von grundlegender Bedeutung. PROFIROLL steht für möglichst hohe Standards in diesem Bereich. Dies gilt in besonderer Weise für personenbezogene Daten, aber auch für Geschäftsdaten. Allen Mitarbeitern obliegt in diesem Zusammenhang eine besondere Verantwortung.
  2. Alle Mitarbeiter wahren die strikte Vertraulichkeit von Kundendaten, insbesondere von Auftragsdaten.
  3. PROFIROLL verlangt von allen Geschäftspartnern die Einhaltung der Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit.
  4. Unser hoher Anspruch an Datenschutz und Datensicherheit muss die Würde der Menschen die mit uns zusammen arbeiten bewahren und die Property Rights unserer Kunden schützen.

Art. 3 Finanzen, Zoll, Handel und Exportkontrolle

  1. Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und allgemein geltenden Standards zur Buchführung und Bilanzierung (insbesondere GoB) sowie für finanzielle Transaktionen (insbesondere das Vier-Augen-Prinzip) sind einzuhalten. Alle Mitarbeiter sichern die finanzielle Substanz des Unternehmens durch Beachtung der internen Kompetenz- und Unterschriftsregelungen.
  2. PROFIROLL bekennt sich zur Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften und erwartet von allen Mitarbeitern ein Verhalten, das jederzeit im Einklang mit den anwendbaren steuerrechtlichen Vorschriften und den verbindlichen internen Richtlinien steht.
  3.  Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen und Personen erfolgen zu marktüblichen Bedingungen; die betreffenden internen Regelungen werden eingehalten.
  4. PROFIROLL ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in ihrem Einflussbereich zu unterbinden und die Embargovorschriften zu beachten.
  5. Profiroll wirtschaftet unter Einhaltung der Kriterien für Ausfuhrkontrollen und unter Beachtung der bestehenden Wirtschaftssanktionen, um einen sicheren Handelsverkehr zu gewährleisten. Jeder Mitarbeiter lehnt ein handeln außerhalb dieser Vorschriften ab.

Art. 4 Korruption, Erpressung, Bestechung und Interessenskonflikte

  1. PROFIROLL wendet sich gegen jede Art von Bestechung und Korruption. Kein Mitarbeiter von PROFIROLL darf im Umgang mit Kunden, Lieferanten, sonstigen und potentiellen Geschäftspartnern, Amtsträgern oder Politikern Zahlungen, Geschenke, Gefälligkeiten, andere Vorteile oder sonstige Zuwendungen von Wert anbieten, versprechen oder von ihnen annehmen, um eine Geschäftsbeziehung, einen Geschäftsabschluss oder sonstige Vorteile - gleich ob geschäftlich oder privat - zu erlangen oder aufrecht zu erhalten. Bei der Vergabe und der Annahme von Geschenken, Gefälligkeiten und sonstigen Zuwendungen, wie z.B. Einladungen, ist äußerste Zurückhaltung geboten. Der Rahmen der üblichen und angemessenen regionalen Geschäftspraxis darf keinesfalls überschritten werden. Gestattet sind deshalb nur symbolische Gelegenheits- oder Werbegeschenke von geringem Wert. Einladungen und Bewirtungen müssen in einem direkten Zusammenhang mit einem zulässigen geschäftlichen Anlass stehen. Sie dürfen den Rahmen der üblichen und angemessenen Geschäftspraxis ebenfalls keinesfalls überschreiten.
  2. In geschäftlichen Angelegenheiten sind die privaten Interessen der Mitarbeiter und die Interessen von PROFIROLL strikt zu trennen. Auch der Anschein eines persönlichen Interessenkonflikts ist zu vermeiden. In geschäftlichen Angelegenheiten haben die Mitarbeiter stets im Interesse von PROFIROLL zu handeln. Persönliche Beziehungen oder Interessen von Mitarbeitern dürfen die geschäftliche Tätigkeit nicht beeinflussen. PROFIROLL verlangt von seinen Mitarbeitern, Situationen konsequent zu vermeiden, die zu einem Interessenkonflikt führen können.
  3. Nebentätigkeiten sind den Mitarbeitern nur mit vorheriger Zustimmung von PROFIROLL gestattet. Das gleiche gilt für eine Beteiligung oder eine Nebentätigkeit von Mitarbeitern bei Unternehmen, die zu PROFIROLL in Wettbewerb stehen und eine Beteiligung an oder eine Nebentätigkeit bei Lieferanten und Kunden. Mitarbeiter dürfen keine Geschäftschancen, die sich ihnen anlässlich ihrer Tätigkeit für PROFIROLL bieten, zu ihrem eigenen Vorteil nutzen.

Art. 5 Fairer Wettbewerb und Kartellrecht

  1. PROFIROLL bekennt sich zu den Prinzipien des freien und fairen Wettbewerbs. Die Geschäftspolitik und die Preise von PROFIROLL werden stets unabhängig festgelegt und niemals mit Wettbewerbern oder Dritten formell oder informell abgestimmt. Unzulässig sind unter Marktteilnehmern deshalb insbesondere Absprachen über Gebiets- oder Kundenaufteilungen, Vereinbarungen mit Wettbewerbern über Preise und Preisbestandteile, Lieferbeziehungen und deren Konditionen, Absatzquoten, Kapazitäten, Marktanteile und Absprachen untereinander zum Angebotsverhalten gegenüber Kunden. Unzulässig ist ebenso der vertrauliche Austausch von Markt- und Unternehmensinformationen unter im Wettbewerb stehenden Marktteilnehmern, um das Marktgeschehen zu beeinflussen. Die Marktstellung von PROFIROLL darf nicht zur rechtswidrigen Diskriminierung anderer Marktteilnehmer ausgenutzt werden, z. B. zur Preisdiskriminierung, Belieferung mit nicht angefragten Produkten oder zur Verweigerung der Belieferung.
  2. Alle Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Aufgaben mit Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern des Unternehmens, müssen mit den örtlich anwendbaren Regeln des Wettbewerbsrechts vertraut sein. Geschäftliches Verhalten, das als unlauterer Wettbewerb angesehen werden kann, ist zu unterlassen. Nicht gestattet sind insbesondere die gezielte Behinderung von Wettbewerbern, die unsachliche Beeinflussung von Kunden und unwahre Aussagen über Produkte, Produkteigenschaften und Produktpreise.

Art. 6 Arbeitsbedingungen und Menschenrechte

  1. PROFIROLL achtet die international anerkannten Menschenrechte und lehnt menschenunwürdige Praktiken, wie z. B. Zwangsarbeit oder Kinderarbeit ab. Mit Unternehmen und Institutionen, die solche Praktiken anwenden oder zulassen, arbeitet PROFIROLL nicht zusammen. PROFIROLL erwartet, dass unsere Zulieferer international geltende soziale Standards einhalten.
  2. Die Verschiedenheit der Menschen und ihrer Talente ist eine Stärke des Unternehmens. PROFIROLL fördert die Mitarbeiter nach ihren individuellen Möglichkeiten. Dabei werden die Belange der Schwerbehinderten besonders berücksichtigt. Besetzungsentscheidungen werden nach sachlichen Kriterien getroffen.
  3. Eine kollegiale Unternehmenskultur ist Voraussetzung für unternehmerischen Erfolg. Führungskräfte arbeiten mit ihren Mitarbeitern vertrauensvoll zusammen. Diskriminierungen aus Gründen der Rasse, wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sowie Belästigungen werden nicht toleriert.
  4. PROFIROLL respektiert die Vereinigungsfreiheit der Mitarbeitenden und das Recht auf Vertretung.
  5. PROFIROLL verpflichtet sich, dass die Vergütung, Sozialleistungen, Arbeits- und Urlaubszeiten den gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Mindestlöhne, Überstunden und vorgeschriebener Sozialleistungen entsprechen.
  6. Es wird von jedem Mitarbeiter erwartet, dass sie die Menschenrechte in ihrem Verantwortungsbereich respektieren.

Art. 7 Geistiges Eigentum

  1. Die Marken, Geschmacksmuster, Patente, Gebrauchsmuster, die sonstigen gewerblichen Schutzrechte, die Geschäftsbezeichnungen, die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, vertraulichen Informationen, die Fertigungsverfahren, das Know-How, die Produktentwicklungen und Innovationen, Ideen und Konzepte zur Herstellung und Produktion, Designs, die Kundenbeziehungen und die Geschäfts- und Marketingpläne, Datenbanken, Datensätze, Preiskalkulationen und Vergütungsinformationen sind das geistige Eigentum von PROFIROLL. Sie bilden die Grundlage für den langfristigen Geschäftserfolg.
  2. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht, dieses geistige Eigentum bestmöglich vor Nachahmung und Übernahme zu schützen, vertrauliche betriebliche Informationen stets geheim zu halten und vor Offenlegung und dem unbefugten Zugriff Dritter zu bewahren. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses fort.
  3. Jeder Mitarbeiter hat die Rechte auf geistiges Eigentum Dritter respektieren und im Zweifel zur Klärung der ­Situation Fachleute zu Rate ziehen.

Art. 8 Umweltschutz

  1. PROFIROLL verpflichtet sich die Belastung der Umwelt so gering wie möglich zu halten, indem mit den natürlichen Ressourcen sorgfältig und sparsam gewirtschaftet wird, so dass Reststoffe und Abfälle minimiert werden.
  2. PROFIROLL legt viel Wert auf eine hohe Luft-und Wasserqualität und versucht Treibhausgasemissionen und Abwasser, durch den Einsatz der bestmöglichen Technik und der Verbesserung der Produktionskonzepte einzudämmen oder bestenfalls zu vermeiden.
  3. PROFIROLL beachtet die bestehenden Umweltgesetze und Verordnungen und erwartet dies auch von allen Beschäftigten und Geschäftspartnern.
  4. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht verantwortlich mit natürlichen Ressourcen umzugehen.

Art. 9 Schlussvorschriften

  1. Alle Mitarbeiter müssen diesen Code of Business Conduct beachten. Die Führungskräfte tragen für die Einhaltung des Code of Business Conduct in ihrem Zuständigkeitsbereich besondere Verantwortung.
  2. Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine Führungskraft auf mögliche Verstöße im Unternehmen gegen Gesetze oder verbindliche interne Richtlinien, einschließlich diesen Code of Business Conduct, hinzuweisen. Sofern PROFIROLL darüber hinaus ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt, können damit Fehlverhalten oder Schadenseintritt auch außerhalb der bestehenden Meldewege unter namentlicher Nennung des Hinweisgebers oder gegebenenfalls anonym an den Compliance-Officer gemeldet werden, ohne dass dem Hinweisgeber daraus ein Nachteil entsteht. Dabei werden die Rechte des Betroffenen gewahrt.
  3. Festgestellte Verstöße gegen diesen Code of Business Conduct werden angemessen sanktioniert; hierbei werden die Rechte einer Arbeitnehmervertretung beachtet. Sie können außerdem Strafanzeigen, externe Ermittlungen und zivilrechtliche Verfahren zur Folge haben. PROFIROLL arbeitet mit den zuständigen staatlichen Stellen nach den geltenden Gesetzen zusammen.
  4. Die Geschäftsführung kann diesen Code of Business Conduct ändern und ergänzen. Die jeweils aktuelle Fassung wird im Intranet und auf der PROFIROLL WEB-Seite veröffentlicht.
  5. Jeder Mitarbeiter ist einmal jährlich über diesen Code of Business Conduct aktenkundig zu belehren. Die bisherigen Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutzbelehrungen sind entsprechend weiter zu fassen.
  6. Der Compliance Officer überwacht die Einhaltung dieses Code of Business Conduct. Bei Zweifelsfällen zur Anwendung, Auslegung und Meldung von Verstößen können sich alle Mitarbeiter jederzeit an ihre Führungskraft oder an den Compliance Officer wenden compliance[at]profiroll.de beziehungsweise Tel. +49 034243 74 266).
  7. Außerhalb von PROFIROLL stehenden Personen ist es auch möglich Verstöße und Abweichungen des PROFIROLL Code of Business Conduct an den Comliance Officer zu melden.

Art. 10 Auflistung ergänzender Richtlinien

  1. Familienwerte Rothenberger
  2. Qualitätsmanagementsystem
  3. Management zur Wahrung des Arbeitsrechtes
  4. Gesundheits- und Arbeitsschutzmanagement
  5. Managementsystem zur Wahrung des Datenschutzes
  6. Managementsystem zur Herstellung der IT Sicherheit
  7. Supply Chain Managementsystem